Водич за корисници

еБиблиотека е модерен софтвер за дигитализација на училишните библиотеки во Македонија. Наместо хартиена евиденција, сè е на еден клик — од управување со книжниот фонд, преку позајмување и враќање книги, до комплетен процес за управување со учебници според правилникот на МОН.

За кого е наменет

Апликацијата е наменета за основни и средни училишта. Секое училиште добива свој поддомен (пр. вашеучилиште.ebiblioteka.mk) и целосно независна база на податоци — вашите податоци се целосно изолирани и безбедни.

Четири улоги во системот

• Администратор — полна контрола: корисници, книги, учебници, поставки, статистика, фактури, активност, архива
• Библиотекар — управување со книжен фонд, позајмување/враќање, учебнички прием и дистрибуција, корисници и паралелки
• Наставник — преглед на своите ученици, барање учебници за паралелката, проценка на состојба при враќање
• Ученик — преглед на позајмени книги и доделени учебници

По регистрацијата, ќе добиете е-пошта со вашите кориснички податоци и линк до вашата библиотека.

Како да се најавите

• Отворете го линкот до вашата библиотека (пр. вашеучилиште.ebiblioteka.mk)
• Внесете го корисничкото име и лозинката
• Притиснете „Најави се"

Заборавена лозинка

Доколку ја заборавите лозинката, обратете се до администраторот на вашето училиште. Администраторот може да ви ја ресетира лозинката преку панелот за корисници или да ви генерира нова картичка со лозинка.

По најавата, прво ќе ја видите почетната страница — вашиот Dashboard. Тука имате брз преглед на сè што се случува во библиотеката.

За администратори и библиотекари

• 4 картички со статистика: „Вкупно примероци", „Вкупно ученици", „Активни позајмици", „Вкупно паралелки"
• 4 брзи акции: „Каталог книги" (води до книги), „Позајмици", „Корисници", „Статистики" — за директен пристап со еден клик
• 2 графикони: „Просечно време на позајмување" (по месец) и „Активност на корисниците" (позајмици по месец)
• 2 табели: „Последно додадени книги" (последни 5) и „Неодамнешни позајмици" (последни 5)

За наставници

• 4 картички: „Класен раководител на: [паралелка]", „Вкупно ученици" (во вашата паралелка), „Вкупно позајмици на паралелката", „Активни позајмици"
• 4 брзи акции: „Мојата паралелка", „Позајмици на одд.", „Мои позајмици", „Листа на книги"
• 3 секции: „Последни позајмици во паралелката", „Топ 5 најчитани книги", „Топ 5 најактивни корисници"

Секој број на картичките е клик-линк кој води директно до соодветната страница за повеќе детали.

Во секцијата Корисници ги управувате сите корисници на библиотеката — ученици, наставници, библиотекари и администратори.

Статистички картички

На врвот се прикажани 4 картички: „Вкупно корисници", „Ученици", „Наставници", „Админ / Библиотекар".

Додавање нов корисник

Кликнете на копчето „Додади нов корисник" — се отвора прозорец со полиња:

• Корисничко име* — латиница, минимум 8 карактери, без празни места
• Лозинка* — автоматски се генерира безбедна лозинка (минимум 8 карактери)
• Име* и Презиме*
• Е-пошта — задолжителна за админ/библиотекар/наставник, опционална за ученик
• Телефон и Место на живеење (опционални)
• Улога* — Администратор, Библиотекар, Наставник или Ученик
• Секундарна улога — за не-ученици (пр. наставник може да биде и библиотекар)

За наставник: може да изберете „Класен раководител на" — dropdown со слободни паралелки (кои немаат класен), или „Не е класен раководител".

За ученик: дополнително се бираат Одделение* (I-IX), Училиште (ако има подрачни) и Паралелка.

Уредување на корисник

Кликнете на иконката молив → се отвора „Измени корисник" со истите полиња. Лозинката може да се промени (оставете празно ако не менувате). Притиснете „Зачувај измени".

Бришење на корисник

Кликнете на иконката канта → потврда „Дали сте сигурни?" → корисникот се брише.

Профил на корисник

Кликнете на иконката око → „Профил на [Име]" — гледате: аватар, име, улога, е-пошта, телефон, град, паралелка, 3 картички (Вкупно позајмици, Активни позајмици, Вратени) и комплетна историја на позајмици.

Извоз

Копчето „Извези податоци" ви дозволува да ги преземете корисниците во Excel (.xlsx) или CSV (.csv) формат.

Филтри и пребарување

• Прикажи по страна: 10, 20, 50 или 100 записи
• Улога: Сите, Администратор, Библиотекар, Наставник, Ученик
• Одделение: I-IX
• Паралелка: филтер по конкретна паралелка
• Пребарај: по име, презиме, корисничко име или е-пошта

Секцијата Паралелки ви овозможува да организирате ученици по одделенија и паралелки, да доделувате класни раководители и да печатите картички со лозинки.

Статистички картички

На врвот: „Вкупно паралелки", „Вкупно ученици", „Со класен раководител", „Без класен".

Додавање нова паралелка

Кликнете „Додади нова паралелка" → прозорец со полиња:

• Училиште* — Централно или подрачно училиште
• Комбинирана паралелка (checkbox) — за помали училишта каде повеќе одделенија се во една паралелка
• Ниво на одделение* — I до IX
• Ознака — а, б, 1, 2... (опционално)
• Класен раководител — dropdown со слободни наставници (кои немаат друга паралелка)

Притиснете „Додади" за да ја креирате паралелката.

Уредување на паралелка

Кликнете на иконката молив → „Уреди паралелка" → истите полиња → „Зачувај измени". Тука може да промените или тргнете класен раководител со опцијата „(Отстрани класен раководител)".

Бришење на паралелка

Кликнете на иконката канта → потврда → паралелката се брише (само ако нема ученици во неа).

Детали на паралелка

Кликнете на „Преглед" → листа на сите ученици со картички (име, корисничко име, одделение), позајмици по ученик (вкупно и активни).

Додавање ученици

Учениците се додаваат преку Корисници → Додади нов корисник → улога Ученик → избери паралелка. Или преку промена на постоечки ученик — сменете му ја паралелката.

Филтри

• Пребарај паралелка — по име
• Ниво: I-IX одделение
• Училиште: ако има повеќе подрачни училишта

Бидејќи помладите ученици често немаат е-адреса, еБиблиотека нуди генерирање на физички картички со лозинки — печатена картичка со корисничко име, лозинка и QR код за секој ученик.

Масовно генерирање (цела паралелка)

• Отворете ја паралелката (Паралелки → кликнете на паралелката)
• Кликнете на копчето „Печати картички" (горе десно)
• Ќе се отвори прозорец за потврда: „Оваа акција ќе генерира нови лозинки за сите ученици. Старите лозинки ќе бидат заменети."
• Потврдете со „Генерирај и печати"
• Се отвора PDF во нов прозорец — 8 картички по страна (2 колони × 4 реда)
• Испечатете ги и поделете ги на учениците

Поединечна картичка (еден ученик)

• На картичката на ученикот, кликнете на иконката „Генерирај нова лозинка"
• Директно се генерира PDF со 1 картичка, центрирана на страницата
• Лозинката се ресетира само за тој ученик

Ова е корисно кога нов ученик се додаде во паралелката, или кога некој ја изгуби картичката.

Што содржи картичката

• Име на училиштето и учебна година
• Име и презиме на ученикот
• Паралелка
• QR код (за брзо скенирање)
• Корисничко име
• Нова лозинка
• URL адреса на библиотеката

Во секцијата Книги го управувате целиот книжен фонд на библиотеката — додавате, уредувате, бришете и копирате примероци.

Статистички картички

На врвот: „Вкупно примероци", „Достапни", „Позајмени", „Наслови" (уникатни).

Додавање нов примерок

Кликнете „Додади нов примерок" → прозорец со полиња:

• Наслов* и Автор*
• Инвентарен број — уникатен по примерок
• Локација — полица, ред, секција
• Жанр — dropdown: Авантуристички, Басна, Биографија, Детска литература, Драма, Историски, Лектира, Мистерија, Поезија, Роман, Сказна, Сликовница и др.
• Опис — до 1000 карактери
• Одделение — I-IX (опционално)
• Корица — слика PNG/JPG/WEBP, макс 2MB

Притиснете „Додај примерок" за да го зачувате.

Уредување на примерок

Иконка молив → „Измени примерок" → истите полиња + можност за промена на корицата → „Зачувај измени".

Бришење

Иконка канта → потврда → примерокот се брише (само ако не е позајмен).

Копирање

Иконка за копирање → создава нов примерок со исти наслов, автор и жанр, но нов ID и нов инвентарен број. Корисно кога имате повеќе копии од ист наслов.

QR код

Иконка за QR → прозорец „QR Код за книгата" со QR слика (250×250px) + „QR Податок" + копчиња „Печати QR Код" и „Затвори".

Детали за книга

Кликнете на насловот → страница „Детали за книга": Наслов, Автор, Жанр, Одделение, Инв. бр., Локација, Датум на додавање, Вкупно позајмици, Опис, листа на Примероци (ID, Инв. бр., статус Достапна/Позајмена) и комплетна Историја на позајмици.

Филтри и пребарување

• Прикажи по страна: 10, 20, 50, 100
• Статус: Сите, Достапна, Позајмена
• Одделение: I-IX
• Пребарај: по наслов, автор или инвентарен број

Страницата Листа на книги е читателски преглед на сите наслови во библиотеката — групирани по наслов, не по поединечен примерок. Оваа страница е достапна за сите улоги, вклучително и наставници.

Статистички картички

„Наслови" (уникатни), „Вкупно примероци", „Достапни", „Позајмени".

Табела

Секој ред прикажува: Наслов | Автор | Одделение | Жанр | Вкупно примероци | Достапни | Позајмени | Акции.

Детали

Кликнете на иконката око → „Детали за книга" — ги гледате сите информации за насловот, листата примероци и историјата на позајмици.

Филтри

• Прикажи по страна: 10, 20, 50, 100
• Одделение: I-IX
• Пребарај: по наслов или автор

Секцијата Позајмици е срцето на библиотечната работа — тука ги позајмувате и враќате книгите.

Статистички картички

„Вкупно позајмици", „Активни", „Вратени", „Задоцнети".

Нова позајмица

Кликнете „Додади нова позајмица" → прозорец со два начина:

• Без QR: „Книга (достапен примерок)" — autocomplete по наслов или инвентарен број, + „Корисник" — autocomplete по име, презиме или корисничко име, + „Рок на враќање" — датум (стандардно +30 дена)
• Со QR: „Скенирај/Внеси QR на Книга" + „Скенирај/Внеси QR на Корисник" + „Рок на враќање"

Притиснете „Позајми" — книгата е издадена! Целиот процес трае помалку од 5 секунди.

Враќање книга

Во табелата со активни позајмици, кликнете „Врати ја позајмицата" → потврда „Дали сте сигурни дека сакате да ја вратите оваа позајмица?" → книгата се враќа и станува „Достапна".

Детали за позајмица

Кликнете на иконката око → „Детали за позајмица": Книга (Наслов, Автор, Инв.бр.), Корисник (Име и презиме, Паралелка), Датуми и статус (Позајмена на, Рок за враќање, Вратена на, Статус).

Статуси

• „Позајмена" (портокалова) — книгата е кај корисникот, рокот не е поминат
• „Задоцнета" (црвена) — рокот за враќање е поминат
• „Вратена" (зелена) — книгата е вратена

Филтри и пребарување

• Прикажи по страна: 10, 20, 50, 100
• Статус: Сите, Позајмени, Вратени
• Паралелка: филтер по паралелка
• Корисник: пребарај по ID, име или презиме
• Книга: пребарај по ID, наслов, автор или инвентарен број

Модулот за учебници е дизајниран според Правилникот на МОН за евиденција и управување со учебници во основните и средните училишта. Целиот процес е поделен на 3 рунди со посебни мени ставки: Прием, Фонд и Управување.

Фонд (страница „Учебници")

Тука го управувате целиот фонд на учебници. На врвот: 4 картички (Вкупно примероци, Достапни, Задолжени, Оштетени/Изгубени) и 3 копчиња: „Додади учебник", „Обрасци", „Комисија".

Додади учебник → прозорец:

• Наслов*, Корица (слика), Автор, Одделение* (I-IX), Број на страници
• Опис (пр. „Македонски јазик"), Издавач, Година на издавање
• Инвентарен број, Вкупна количина*, Цена (ден.)*

„Зачувај учебник" → учебникот се додава во фондот.

Детали за учебник → клик на учебникот → страница со: наслов, автор, одделение, предмет, инвентарен број, издавач, година, страници, цена, 3 картички (Вкупно примероци, Достапни, Оштетени/Изгубени).

• Управување со инвентар: „Додај нови копии" (количина + копче „Додади"), „Избриши слободни", „Печати етикети" (QR)
• Табела на копии: Инвентарен бр. | Статус (Достапно/Задолжено/Оштетено/Изгубено) | Состојба (Добро/Оштетено/Изгубено) | Датум на внес | Акција (Уреди, Избриши, Печати QR)
• Уреди копија: прозорец со Инвентарски број и Состојба (Добро/Неоштетено, Оштетено, Изгубено) → „Зачувај"

МОН обрасци

Копчето „Обрасци" → прозорец „Генерирај обрасци": Избери паралелка + 5 типови обрасци:

• Образец 1 — Записник за прием (не бара паралелка, бара избор на прием) — службен документ за приемот на учебници
• Образец 2 — Барање — барање за потребниот број на учебници (подготвено од класен раководител)
• Образец 3 — Записник за доделување — предавање од библиотекар на наставник
• Образец 4 — Изјави за родители — PDF со изјава за секој ученик поединечно (родител потпишува)
• Образец 5 — Записник за враќање — документ за вратени учебници со состојба
• Записник за штети — ако има оштетени/изгубени учебници, известување за надомест до родител

Копчето „Генерирај" → отвора PDF документ спремен за печатење.

Комисија → прозорец: Претседател на комисија, Член 1, Член 2, Член 3 → „Зачувај". Имињата се печатат на обрасците.

Прием (Рунда 1)

Страницата „Прием на учебници" — кога училиштето добие нови учебници од добавувач.

• 4 картички: „Приеми оваа година", „Примени примероци", „Наслови во каталог", „Вкупно примероци"
• 2 табови: „Нов прием" и „Историја"

Нов прием:

• Доставувач (autocomplete), Датум на прием (стандардно денес), Одделение (филтер)
• Додавање учебници: копче „Постоечки" (пребарај од каталог → автоматски се полнат податоци) или „Нов учебник" (рачно: Наслов*, Автор, Издавач, Одделение, Предмет, Цена, Инв. бр.)
• Секој ред: учебник + количина (- и + копчиња), можност за бришење
• Долу: резиме (X учебници, Y примероци) + копчиња: „Зачувај прием" или „Зачувај и печати Образец 1"

Историја: листа на претходни приеми — картички со датум, добавувач, број учебници и примероци, копче „Образец 1" (печати).

Управување (Рунда 2 и 3)

Страницата „Управување со одделенија" — тука се врши дистрибуцијата и враќањето на учебниците.

• 4 картички: „Паралелки", „Ученици", „Поднесени" (барања), „Задолжени"
• Листа паралелки: картички со име, број ученици, класен раководител, workflow прогрес (4 чекори: Барање → Задолжување → Дистрибуција → Вратени)
• Статуси: „Нема барање" (сива), „Поднесено" (портокалова), „Задолжено" (зелена), „Дистрибуирано" (виолетова), „Вратено" (зелена)

Детали на паралелка:

• 3 картички (Ученици, Барани, Задолжени) + info banner + workflow прогрес бар
• Барање за учебници: табела со барани учебници, прогрес „Задолжено: X / Y", копче „Издај учебници"
• Дистрибуција: статистика (Со сите учебници / Делумно / Без учебници), покриеност бар, „Печати извештај"
• Проценка на враќање: резултати (Добри/Оштетени/Изгубени/Отштета), „Потврди враќање" + „Образец 5"

Евиденција и задолжување: Лево — избери паралелка + листа ученици. Десно — учебници на избраниот ученик со статус + копче „Задолжи" (за доделување) или „Врати" (за враќање, со состојба Добро/Оштетено/Изгубено и надомест).

Отштета (амортизација)

Доколку учебник е оштетен или изгубен, системот автоматски ја пресметува отштетата:

Барање од наставник (Рунда 2)

Наставникот (класен раководител) поднесува барање за учебници за своите ученици:

• Во „Управување" → неговата паралелка → таб „Барање"
• Додава учебници за секој предмет → количина по ученик
• Копче „Поднеси барање" → барањето оди кај библиотекарот
• По поднесување, наставникот може да го види статусот: Поднесено → Во обработка → Задолжено
• Може да се печати Образец 2 (Барање)

Проценка на враќање (Рунда 3)

На крајот на годината, наставникот ја проценува состојбата на учебниците:

• Во „Управување" → неговата паралелка → таб „Враќање" → „Проценка"
• Лево: листа ученици (со пребарување). Десно: учебници на избраниот ученик
• За секој учебник, избери состојба: Добро / Оштетено / Изгубено
• Ако Оштетено или Изгубено → автоматски се пресметува надомест
• Копче „Сите добри" → ги означува сите како Добро одеднаш
• „Зачувај нацрт" → зачувува без поднесување
• „Поднеси до библиотекар" → проценката оди кај библиотекарот за потврда

Секцијата Статистика ви дава детален увид во работата на библиотеката со визуелни графици и рангирања.

Статистички картички

5 картички на врвот: „Вкупно примероци", „Вкупно ученици", „Активни позајмици", „Вкупно паралелки", „Задоцнети".

Топ листи

• „Топ 5 најчитани книги" — ранг, наслов, автор, број позајмици + копче „Види топ 20" → прозорец „Топ 20 најчитани книги"
• „Топ 5 најактивни корисници" — ранг, име, корисничко име, број позајмици + копче „Види топ 20"

Графикони

• „Книги по одделенија" — столбчест графикон
• „Корисници по одделенија" — столбчест графикон
• „Позајмици по месеци" — линиски графикон за целата учебна година
• „Книги по жанр" — кружен (donut) графикон

Извоз

Податоците од корисници и книги може да се извезат во Excel (.xlsx) или CSV формат преку копчето „Извези податоци" на соодветните страници.

Страницата Поставки на еБиблиотеката е достапна само за администратори и содржи 5 табови за конфигурација.

Основни поставки

• Име на еБиблиотеката* — прикажано на сите извештаи и обрасци
• Место — град/населба
• Учебна година — автоматски се определува (read-only)
• URL на еБиблиотеката — вашиот поддомен (read-only)
• Училишен Website — линк до веб-страницата на училиштето
• QR Кодови — toggle за вклучување/исклучување на QR функционалноста
• Комисија за отпис — Претседател, Прв член, Втор член, Трет член (се печатат на обрасците)

Социјални Мрежи

Линкови до: Facebook, Instagram, X (Twitter), TikTok, YouTube, LinkedIn.

Е-пошта

Е-маил за контакт (read-only, управуван од superadmin).

Училишта

Листа на училишта (Централно + подрачни). Копче „Додади ново" → „Додади подрачно училиште" (Име*). Може да се избришат подрачните.

Алатки

• „Прати нотификација" — Порака*, До (Сите/Улога/Одделение/Корисник) → „Испрати"
• „Ресетирање статистика" — „Ресетирај книги" (најчитани) и „Ресетирај ученици" (најактивни) — за крај на полугодие
• „Нова учебна година" — „СТАРТУВАЈ НОВА ГОДИНА" → промоција на ученици (I→II, II→III итн.), архивирање на IX одделение. НЕПОВРАТНО!

Страницата „Поставки на профилот" е достапна за сите улоги и ви овозможува да ги промените вашите лични податоци и лозинка.

Промена на профил

• Аватар — прикачете слика (PNG/JPG/WEBP, макс 2MB, drag & drop)
• Име* и Презиме*
• Е-пошта
• Телефон
• Место на живеење

Смена на лозинка

• Тековна лозинка* — внесете ја вашата моментална лозинка
• Нова лозинка* — минимум 8 карактери
• Потврди нова лозинка* — повторете ја новата лозинка

Притиснете „Зачувај измени" за да ги зачувате промените.

еБиблиотека вклучува вграден AI Асистент — интелигентен помошник кој може да одговори на прашања за вашата библиотека и да ви помогне со функциите на апликацијата.

Како да го користите

• Кликнете на круглото копче во долниот десен агол на екранот
• Се отвора панел за разговор
• Напишете го вашето прашање на македонски јазик
• AI Асистентот ќе ви одговори за неколку секунди

Што може да прашате

• Прашања за податоци: „Колку книги имаме вкупно?", „Кои ученици имаат задоцнети книги?", „Покажи статистика за овој месец"
• Прашања за помош: „Како да позајмам книга?", „Како да додадам нов ученик?", „Како работи приемот на учебници?"
• Препораки: „Кои се најчитаните книги?", „Кој ученик најмногу чита?"

Достапност по улоги

• Администратор — може да праша за сè: корисници, книги, позајмици, учебници, поставки, статистики
• Библиотекар — исто како администратор, но без поставки и фактури
• Наставник — може да праша само за своите ученици, своите учебници и функциите кои ги гледа
• Ученик — нема пристап до AI Асистентот

Имате дополнителни прашања? Погледнете ја нашата секција за најчести прашања на почетната страница, или контактирајте нè директно.

Контакт за поддршка

Нашиот тим ќе ви одговори во најкраток можен рок и ќе ви помогне со секое прашање поврзано со еБиблиотека.